Für den durchschnittlichen Anwender von Bürosoftware in Privathaushalten ist es meist zunächst eher irrelevant, wenn sich zusätzliche Informationen in Dokumenten finden lassen. So wird der Tatsache, dass im Office-Programm unter "Datei" - "Eigenschaften" vermerkt ist, wann der Brief erstellt, zuletzt geändert und wer als Autor eingetragen wurde, nicht viel Bedeutung beigemessen. Auch dass sich eventuell über die Option "Rückgängig machen" der Bürosoftware geänderte Textpassagen genauer betrachten ließen, klingt zunächst wenig spektakulär. All diese Umstände werden den durchschnittlichen Privatanwender nicht groß stören - in geschäftlichen Angelegenheiten kann das jedoch durchaus interessant sein. Dazu ein kleines Beispiel:

Nehmen wir einmal an, der aufgebrachten Sachbearbeiterin soll glaubhaft gemacht werden, dass das verspätete Antwortschreiben, dass als Mailanhang viel zu spät eingesandt worden war, bereits vorgestern in einer anderen Mail fristgerecht abgeschickt wurde, diese Mail jedoch "rein zufällig" irgendwo im Netz verloren gegangen sein muss. Ist die Dame vom Amt nun clever und wütend genug, wirft sie (wie oben beschrieben) einen Blick in die Dateieigenschaften und entdeckt, das besagtes Antwortschreiben erst heute Vormittag erstellt worden war...upps...

Daher stellt sich natürlich die Frage

Sichere Text-Dokumente - Was kann man tun?

In OpenOffice ist es möglich Dokumente beim Speichern mit einem Passwort zu versehen, so dass nur eine Person die das Passwort kennt, die Datei überhaupt öffnen darf. Somit ist zumindest ein Schutz vor unbemerkten Veränderungen des Textes gegeben.

Sollte ein Dokument oft geändert worden sein, so empfiehlt es sich, den gesamten Text in eine neu erstellte Datei zu kopieren, so dass die Änderungen nicht mehr nachvollzogen werden können.

Wie bereits im Vermerk zum Format dieses Textes auf der ersten Seite erklärt, ist es von Vorteil, wenn Textdokumente, wann immer möglich, nicht im Original Office-Format als *.doc, sondern in anderen Alternativformaten wie etwa *rtf gespeichert werden, da diese keine Makros enthalten können. Makros sind ausführbare Dateien die in Texten, z.B. Formatierungen erleichtern sollen, aber den Text als Datei mit ausführbarem Inhalt zu einem potentiellen Sicherheitsrisiko, in Form von Makroviren machen. Konvertieren in andere, sicherere Formate, macht also durchaus Sinn.

Bei kurzen Texten die keinerlei Formatierung benötigen, kann auch das oft vernachlässigte *.txt Format wieder Verwendung finden.

Übrigens sind nach Auskunft von Fachleuten die bereits mitgelieferten Bordmittel zur Entfernung von Metadaten von Windows Vista und Office 2003 nicht ausreichend. So werden unter Vista lediglich Kopien des Dokuments benutzt, somit bestehe immer noch die Gefahr versehentlich das Original zu versenden. Office 2003 zeige zwar Metadaten an, diese müssen jedoch von Hand entfernt werden. Daher wird empfohlen ein unabhängiges Programm zu verwenden.

Anmerkung: Ein (eventuell zweisprachiger) Hinweis auf die Bevorzugung von "sicheren" Textformaten, kann beispielsweise in der Signatur oder Fußnote einer email angebracht werden:

"Textanhaenge nach Moeglichkeit bitte nur im .rtf oder .txt Format senden"

"If possible, please send texts in .rtf or .txt format only"