1.3.1 Metadaten in Word-Dokumenten

Für
den durchschnittlichen Anwender von Bürosoftware in
Privathaushalten ist es meist zunächst eher irrelevant, wenn
sich zusätzliche Informationen in Dokumenten finden lassen. So
wird der Tatsache, dass im
Office-Programm unter "Datei" – "Eigenschaften"
vermerkt ist, wann der Brief erstellt, zuletzt geändert
und wer als Autor eingetragen wurde, nicht viel Bedeutung
beigemessen. Auch dass sich eventuell über die Option
"Rückgängig machen" der Bürosoftware
geänderte Textpassagen genauer betrachten
ließen, klingt zunächst wenig spektakulär. All diese
Umstände werden den durchschnittlichen Privatanwender
nicht groß stören – in
geschäftlichen Angelegenheiten kann das jedoch durchaus
interessant sein. Dazu ein kleines Beispiel:

Nehmen
wir einmal an, der aufgebrachten Sachbearbeiterin soll glaubhaft
gemacht werden, dass das verspätete Antwortschreiben, dass als
Mailanhang viel zu spät eingesandt worden war, bereits
vorgestern in einer anderen Mail fristgerecht abgeschickt wurde,
diese Mail jedoch "rein zufällig" irgendwo im Netz
verloren gegangen sein muss. Ist die Dame vom Amt nun clever und
wütend genug, wirft sie (wie oben beschrieben) einen Blick in
die Dateieigenschaften und entdeckt, das besagtes Antwortschreiben
erst heute Vormittag erstellt worden war…upps…

Daher
stellt sich natürlich die Frage

Sichere
Text-Dokumente – Was kann man tun?

In
OpenOffice ist es möglich Dokumente beim Speichern mit einem
Passwort zu versehen, so dass nur eine Person die das Passwort kennt,
die Datei überhaupt öffnen darf. Somit ist zumindest ein
Schutz vor unbemerkten Veränderungen des Textes gegeben.

Sollte
ein Dokument oft geändert worden sein, so empfiehlt es sich, den
gesamten Text in eine neu erstellte Datei zu kopieren, so dass die
Änderungen nicht mehr nachvollzogen werden können.

Wie
bereits im Vermerk zum Format dieses Textes auf der ersten Seite
erklärt, ist es von Vorteil, wenn Textdokumente, wann immer
möglich, nicht im Original Office-Format als *.doc, sondern in
anderen Alternativformaten wie etwa *rtf gespeichert werden, da diese
keine Makros enthalten können. Makros sind ausführbare
Dateien die in Texten, z.B. Formatierungen erleichtern sollen, aber
den Text als Datei mit ausführbarem Inhalt zu einem
potentiellen Sicherheitsrisiko, in Form von Makroviren machen.
Konvertieren in andere, sicherere Formate, macht also durchaus Sinn.

Bei
kurzen Texten die keinerlei Formatierung benötigen, kann auch
das oft vernachlässigte *.txt Format wieder Verwendung finden.

Übrigens
sind nach Auskunft von Fachleuten die bereits mitgelieferten
Bordmittel zur Entfernung von Metadaten von Windows Vista und
Office 2003 nicht ausreichend. So werden unter Vista lediglich
Kopien des Dokuments benutzt, somit bestehe immer noch die Gefahr
versehentlich das Original zu versenden. Office 2003 zeige zwar
Metadaten an, diese müssen jedoch von Hand entfernt werden.
Daher wird empfohlen ein unabhängiges Programm zu verwenden.

Anmerkung:
Ein (eventuell zweisprachiger) Hinweis auf die Bevorzugung von
"sicheren" Textformaten, kann beispielsweise in der
Signatur oder Fußnote einer email angebracht werden:

"Textanhaenge
nach Moeglichkeit bitte nur im .rtf oder .txt Format senden"

"If
possible, please send texts in .rtf or .txt format only"

Schreibe einen Kommentar

Pflichtfelder sind mit * markiert.